Báo cáo tiến độ và thuyết trình ngắn bằng tiếng Anh
Khung báo cáo tiến độ 3 phần, động từ mô tả số liệu tăng giảm, câu chuyển ý và dàn bài thuyết trình 3 phút, kèm bài mẫu báo cáo tỉ lệ lỗi.
Học xong bài này, bạn sẽ
- Báo cáo tiến độ theo khung đã làm, đang làm, vướng mắc
- Mô tả số liệu, biểu đồ tăng giảm
- Thuyết trình 3 phút có mở, thân, kết
Nên học trước: Tham gia cuộc họp: ý kiến, đồng ý, phản đối
Nội dung bài viết
"Can you give us a quick update?" là câu bạn sẽ được hỏi trong hầu hết các cuộc họp với sếp hoặc khách hàng nước ngoài. Báo cáo tiến độ và thuyết trình ngắn có chung một bí quyết: dùng khung cố định. Người nghe dễ theo dõi, còn bạn thì không phải nghĩ "nói gì tiếp theo". Bài này cho bạn khung báo cáo 3 phần, bộ động từ mô tả số liệu và dàn bài thuyết trình 3 phút.
Khung báo cáo tiến độ 3 phần
| Phần | Thì hay dùng | Mẫu câu |
|---|---|---|
| 1. Đã làm (Done) | Quá khứ đơn, hiện tại hoàn thành | Last week, we completed… / So far, we've tested 200 samples. |
| 2. Đang làm (In progress) | Hiện tại tiếp diễn | We're currently analyzing the results. / The team is working on… |
| 3. Vướng mắc và bước tiếp (Issues / Next steps) | Hiện tại đơn, tương lai | The main issue is… / We need support from… / Next week, we will… |
Ba phần này dùng đúng các thì đã học ở chặng 2. Báo cáo tốt là cơ hội luyện ngữ pháp trong thực tế.
Bài mẫu: báo cáo tỉ lệ lỗi
Good morning, everyone. I'd like to give you a quick update on the scratch defect problem on Line 3.
First, what we've done. Last week, we checked all the fixtures and found that two of them were worn out. We replaced them on Wednesday. Since then, the defect rate has dropped from 2.4 percent to 0.8 percent.
Second, what we're doing now. We're monitoring the line every shift, and we're also testing a new protective film for the packing step.
Finally, the next steps. Our target is below 0.5 percent. To get there, we need approval to buy two spare fixtures, which will cost about 1,200 dollars. I'll send the details by e-mail today. Are there any questions?
Mô tả số liệu và biểu đồ
| Xu hướng | Động từ | Danh từ |
|---|---|---|
| Tăng | increase, rise, go up, grow, climb | an increase, a rise, growth |
| Tăng mạnh | jump, soar, double | a sharp increase |
| Giảm | decrease, fall, drop, go down, decline | a decrease, a fall, a drop, a decline |
| Giảm mạnh | plunge, halve | a sharp drop |
| Ổn định | remain stable, stay the same, level off | – |
| Dao động | fluctuate | fluctuations |
| Đạt đỉnh | peak, reach a peak | a peak |
Trạng từ chỉ mức độ: sharply, dramatically (mạnh), significantly (đáng kể), steadily, gradually (đều, từ từ), slightly (nhẹ).
Câu chuyển ý
- Mở: Today I'd like to talk about… / The purpose of this presentation is to…
- Báo trước bố cục: I'll cover three points: first…, second…, and finally…
- Chuyển phần: Now let's move on to… / That brings me to my next point.
- Chỉ vào hình: As you can see in this chart, … / Let's take a look at this slide.
- Nhấn mạnh: The key point here is… / What's important is…
- Kết: To sum up, … / In conclusion, … / Thank you for your attention. Are there any questions?
Dàn bài thuyết trình 3 phút
| Phần | Thời gian | Nội dung |
|---|---|---|
| Mở | 20–30 giây | Chào, chủ đề, lý do người nghe nên quan tâm, bố cục 3 ý |
| Thân | 2 phút | 3 ý, mỗi ý khoảng 40 giây: ý chính + số liệu hoặc ví dụ |
| Kết | 20–30 giây | Tóm tắt 3 ý, đề xuất hoặc lời kêu gọi hành động, mời đặt câu hỏi |
Trả lời câu hỏi sau thuyết trình
- Thank you for the question. (mua thời gian)
- If I understand correctly, you're asking about… (xác nhận câu hỏi)
- That's outside the scope of today's talk, but I'm happy to discuss it after the meeting.
- I don't have that data with me, but I'll e-mail it to you tomorrow.
Bài tập
Bài 1. Mô tả bảng số liệu bằng 3 câu: sản lượng tháng 1: 10.000; tháng 2: 8.000; tháng 3: 8.100; tháng 4: 12.500.
Xem câu mẫu
Output fell sharply from 10,000 units in January to 8,000 in February. It remained stable in March. Then it rose dramatically to 12,500 units in April, the highest level in the period.
Bài 2. Chuẩn bị báo cáo tiến độ 1 phút về một việc bạn đang làm tuần này, theo khung 3 phần. Ghi âm và kiểm tra: có đủ 3 phần không, có dùng đúng thì không, có ít nhất một con số không.
Xem gợi ý khung
"I'd like to give you a quick update on… So far, we've… Right now, we're… The main issue is… Next week, I will…"
