Gọi điện thoại công việc bằng tiếng Anh: mẫu câu và hội thoại

Gọi điện bằng tiếng Anh khó hơn nói chuyện trực tiếp, vì bạn không thấy nét mặt hay cử chỉ, âm thanh có thể nhiễu, và đầu dây bên kia thường nói nhanh. Tin tốt là cuộc gọi công việc đi theo một khung khá cố định. Thuộc khoảng 30 mẫu câu trong bài này là bạn xử lý được phần lớn cuộc gọi, kể cả khi nghe không rõ. Đây cũng là chủ đề quen thuộc của Part 3–4 (tin nhắn thoại, cuộc gọi đặt hàng, đổi lịch).

Khi bạn gọi đi

Bước	Mẫu câu
Chào, giới thiệu	Hello, this is Nam from Viet Steel. (Không nói "I am Nam" khi gọi điện.)
Xin gặp người	Could I speak to Ms. Johnson, please? / I'd like to speak to someone in the sales department.
Nêu lý do	I'm calling about our order from last week. / I'm calling to confirm the meeting on Thursday.
Khi người cần gặp vắng	Could I leave a message? / Could you ask her to call me back? / When is a good time to call again?
Kết thúc	Thanks for your help. / I'll send you an e-mail with the details. / Have a nice day.

Khi bạn nhận cuộc gọi

Bước	Mẫu câu
Nhấc máy	Good morning, Viet Steel, Lan speaking. How can I help you?
Hỏi người gọi	May I ask who's calling? / Could I have your name, please?
Chuyển máy	Just a moment, please. I'll put you through. / Hold on, please.
Người cần gặp vắng	I'm afraid he's not available right now. He's in a meeting. / She's out of the office today.
Nhận lời nhắn	Would you like to leave a message? / I'll make sure he gets the message.

Xác nhận thông tin: tên, số, ngày giờ

Sai một con số trong cuộc gọi có thể làm giao nhầm cả lô hàng. Luôn nhắc lại để xác nhận:

• Could you spell your name, please? → That's J-O-H-N-S-O-N, right?
• Let me read that back to you: oh-nine-oh, one-two-three, four-five-six-seven.
• So that's Thursday, the 15th, at 2 P.M. Is that correct?
• Was that fifteen or fifty? (Hai số rất dễ nhầm, xem bài phát âm.)

Đánh vần và đọc số

• Khi đánh vần, dùng từ để phân biệt chữ dễ nhầm: B as in Bravo, D as in Delta, M as in Mike, N as in November.
• Số điện thoại đọc từng chữ số; số 0 thường đọc là oh (hoặc zero); hai số giống nhau liền nhau có thể đọc double: 55 = double five.
• Email: @ = at, . = dot, _ = underscore, - = dash hoặc hyphen.

Khi nghe không rõ

Đừng nói "Yes, yes" khi không hiểu. Hỏi lại là chuyên nghiệp, đoán bừa mới là thiếu chuyên nghiệp.

Tình huống	Câu dùng
Không nghe kịp	Sorry, could you say that again, please?
Người kia nói nhanh	Could you speak a little more slowly, please?
Âm thanh nhiễu	Sorry, the line is bad. Could you repeat that? / You're breaking up.
Không hiểu một từ	Sorry, what do you mean by "lead time"?
Mất sóng	I think we got cut off. I'll call you right back.
Kiểm tra lại ý	Just to make sure I understand, you need the samples by Monday?

Hội thoại mẫu 1: gọi đổi lịch giao hàng

Receptionist: Good afternoon, Pacific Logistics. Anna speaking.

Tuan: Hello, this is Tuan from Hoang Long Electronics. Could I speak to Mr. Lee, please?

Receptionist: I'm afraid Mr. Lee is in a meeting right now. Would you like to leave a message?

Tuan: Yes, please. I'm calling about our shipment for next Monday. We'd like to move the delivery to Wednesday, because our warehouse will be closed for inspection on Monday.

Receptionist: All right. So that's a change from Monday to Wednesday. Could I have your phone number?

Tuan: Sure. It's oh-nine-one, two-two-four, eight-eight-three-oh.

Receptionist: Let me read that back: 091 224 8830.

Tuan: That's right. Could you ask him to call me back before 5 today?

Receptionist: Of course. I'll make sure he gets the message.

Tuan: Thank you very much. Goodbye.

Hội thoại mẫu 2: nhận cuộc gọi, nghe không rõ

Mai: Hello, Mai speaking.

Caller: Hi Mai, it's David from Sunrise Packaging. I'm calling about the… [noise] … for the cartons.

Mai: Sorry, David, the line is a bit bad. Could you repeat that?

Caller: Sure. I'm calling about the new price list for the cartons. It'll go up by five percent from June.

Mai: I see. Was that five or nine percent?

Caller: Five. Five percent.

Mai: OK, thanks. Could you e-mail me the new price list so I can show it to my manager?

Caller: No problem. I'll send it this afternoon.

Bài tập