Viết email công việc bằng tiếng Anh: bố cục 5 phần
Tiêu đề email cụ thể, câu nêu mục đích ngay dòng đầu, bố cục 5 phần, mức độ trang trọng và 10 lỗi người Việt hay mắc khi viết email.
Học xong bài này, bạn sẽ
- Viết tiêu đề và câu mục đích rõ ngay dòng đầu
- Dùng bố cục 5 phần cho mọi email
- Chọn mức trang trọng phù hợp người nhận
Nên học trước: Luyện tập Part 7 bấm giờ
Nội dung bài viết
Email là kỹ năng tiếng Anh người đi làm dùng nhiều nhất, thậm chí nhiều hơn nói. Nó cũng là loại văn bản chiếm phần lớn Part 6–7. Viết được email rõ ràng thì bạn đọc email trong đề nhanh hơn, vì đã quen bố cục và các cụm câu cố định. Bài này cho bạn bố cục 5 phần dùng được cho mọi email công việc và 10 lỗi người Việt hay mắc.
Tiêu đề: cụ thể, có hành động
| Tiêu đề yếu | Tiêu đề tốt |
|---|---|
| Report | Q3 defect report – please review by Oct 20 |
| Question | Question about invoice #4521 |
| Meeting | Request to move Thursday's meeting to 3 P.M. |
| Urgent!!! | Urgent: shipment PO 6620 delayed |
Người nhận nên đoán được 80% nội dung email chỉ bằng tiêu đề.
Bố cục 5 phần
| Phần | Nội dung | Mẫu câu |
|---|---|---|
| 1. Chào | Theo mức độ quen biết | Dear Mr. Kim, / Hi Linh, |
| 2. Mục đích (1 câu) | Nói ngay vì sao viết | I'm writing to… / I'd like to… / This is to confirm… |
| 3. Chi tiết | Thông tin cần thiết, mỗi ý một đoạn ngắn hoặc gạch đầu dòng | The details are as follows: … / Please note that… |
| 4. Hành động | Bạn muốn người nhận làm gì, khi nào | Could you please… by Friday? / Please let me know if… |
| 5. Kết | Câu lịch sự + chữ ký | Thank you for your help. / Best regards, / Kind regards, |
Ví dụ hoàn chỉnh
Subject: Request for updated quotation – plastic trays
Dear Ms. Wang,
I'm writing to request an updated quotation for the plastic trays (model PT-200) that we ordered last quarter.
We are planning to increase our monthly order from 5,000 to 8,000 units starting in January. Could you please include the following in your quotation:
- the unit price for 8,000 units per month
- the lead time for the first order
- any changes to the payment terms
We would appreciate it if you could send the quotation by Friday, November 14, as we need to finalize our budget next week.
Thank you in advance for your help.
Best regards,
Pham Quoc Bao
Purchasing Engineer, An Phat Electronics
Mức độ trang trọng
| Chức năng | Trang trọng (khách hàng, sếp lớn) | Thân mật (đồng nghiệp quen) |
|---|---|---|
| Chào | Dear Mr. / Ms. + họ | Hi + tên |
| Mục đích | I am writing to inquire about… | Just a quick question about… |
| Yêu cầu | I would appreciate it if you could… | Could you…? |
| Đính kèm | Please find attached… | I've attached… |
| Xin lỗi | We apologize for any inconvenience. | Sorry about that. |
| Kết | I look forward to hearing from you. / Best regards, | Thanks! / Cheers, |
Khi không chắc, hãy chọn mức trung tính: Hi Mr. Kim / Dear Mr. Kim và Best regards dùng được trong hầu hết trường hợp.
10 lỗi người Việt hay mắc
| Lỗi | Sửa |
|---|---|
| Dear Mr. Minh Tuan (gọi Mr. + tên) | Dear Mr. Nguyen hoặc Hi Tuan. Lưu ý: nhiều đối tác nước ngoài chưa quen tên Việt, nên ký tên rõ, ví dụ "Tuan Nguyen". |
| I am writing this email to you to inform about… | I'm writing to inform you about… (inform + người) |
| Please kindly to check… | Could you please check… / Please check… |
| We look forward to hear from you. | We look forward to hearing from you. |
| I attach file for your reference. | Please find the file attached for your reference. |
| Please revert to me. | Please reply / Please get back to me. (revert theo nghĩa "trả lời" ít được dùng ngoài một số vùng châu Á) |
| Do you have any question, please contact me. | If you have any questions, please contact me. |
| Thanks and best regards (cả hai cùng lúc, ở mọi email) | Chọn một: Thank you, / Best regards, |
| Viết toàn chữ in hoa để nhấn mạnh | Dùng in đậm cho một từ khóa, hoặc viết "Please note that…" |
| Email dài 1 đoạn liền | Chia đoạn 2–3 câu, dùng gạch đầu dòng cho danh sách |
Bài tập
Bài 1. Viết lại tiêu đề cho cụ thể: (1) "Problem" (máy CNC số 3 hỏng, cần kỹ thuật viên). (2) "Information" (gửi lịch đào tạo an toàn tháng 12). (3) "Meeting" (xin dời họp với khách hàng sang thứ Sáu).
Xem câu mẫu
(1) CNC machine #3 down – technician needed today. (2) December safety training schedule. (3) Request to move client meeting to Friday.
Bài 2. Sửa lỗi trong email: "Dear Mr. John, I am writing this email to inform about the new schedule. Please kindly to check the attach file and revert me before Friday. Thanks and best regards."
Xem bản sửa
Dear Mr. Smith (dùng họ), I'm writing to inform you about the new schedule. Could you please check the attached file and get back to me by Friday? Best regards, …
