Mẫu email tiếng Anh: yêu cầu, xác nhận, nhắc việc, xin lỗi

Phần lớn email công việc thuộc năm loại: yêu cầu, xác nhận, nhắc việc, xin lỗi và báo trễ hạn. Bài này cho bạn một email mẫu ngắn cho mỗi loại, kèm các câu thay thế theo mức độ trang trọng. Hãy dùng chúng làm khung, thay chi tiết bằng công việc thật của bạn. Áp dụng bố cục 5 phần ở bài viết email công việc.

1. Email yêu cầu (request)

Nguyên tắc: lịch sự nhưng rõ việc, rõ hạn. Yêu cầu càng cụ thể, càng dễ được làm đúng.

Subject: Request: test data for lot 2411 by Wednesday

Hi Mr. Tanaka,

Could you please send us the tensile test data for lot 2411? Our customer has asked for it as part of their quarterly audit.

We would need the data by Wednesday, November 19, so that we have time to review it before the audit on Friday.

Thank you for your help.

Best regards,
Hoa

2. Email xác nhận (confirmation)

Nguyên tắc: nhắc lại đủ chi tiết quan trọng (ngày, giờ, địa điểm, số lượng) để hai bên cùng hiểu một thông tin.

Subject: Confirmation: factory visit on Tuesday, Dec 2

Dear Ms. Lopez,

Thank you for your call this morning. I'm writing to confirm the details of your visit:

• Date and time: Tuesday, December 2, 9:00 A.M. – 3:00 P.M.
• Location: Hoa Phat Industrial Park, Building C
• Participants: Ms. Lopez and Mr. Grant

Our driver will pick you up at your hotel at 8:15 A.M. Please let me know if anything changes.

Kind regards,
Tran Thi Mai

Câu thay thế: This is to confirm that… / As discussed, … / Just to confirm, …

3. Email nhắc việc (reminder, follow-up)

Nguyên tắc: nhắc mà không làm người nhận khó chịu. Dùng câu mềm, giả định người nhận bận chứ không phải quên.

Subject: Follow-up: quotation for packaging boxes

Hi David,

I just wanted to follow up on my e-mail from last Monday about the quotation for packaging boxes. I understand you must be busy at this time of year.

Could you let me know when we might receive it? We'd like to place the order by the end of this week.

Thanks,
Bao

4. Email xin lỗi (apology)

Nguyên tắc: xin lỗi – giải thích ngắn – khắc phục – phòng ngừa. Không đổ lỗi, không giải thích dài dòng.

Subject: Apology for incorrect invoice #7731

Dear Mr. Lee,

Please accept our apologies for the error in invoice #7731. The unit price was entered incorrectly as $4.80 instead of $4.50.

I have attached a corrected invoice. The total amount is now $13,500.

We have also added an extra review step to our billing process to prevent this from happening again.

We apologize for any inconvenience this may have caused.

Sincerely,
Le Thu Ha, Accounting Department

Câu thay thế: I'm sorry for… / We sincerely apologize for… / Thank you for your patience and understanding.

5. Email báo trễ hạn (delay notice)

Nguyên tắc: báo trước hạn, không đợi đến hạn mới báo. Đưa ngày mới cụ thể và phương án giảm ảnh hưởng.

Subject: Update: delivery of order #5520 moved to Nov 28

Dear Ms. Choi,

I'm writing to let you know that the delivery of your order #5520 will be delayed by three days. One of our coating lines needed unexpected repairs this week.

The new delivery date is Friday, November 28. If this causes a problem for your production, we can ship 60% of the order on the original date, November 25, and the rest on November 28.

I'm sorry for the delay, and I'll keep you updated if anything changes.

Best regards,
Vu Minh Duc, Sales Department

Bài tập